Relatiegeschenken kopen voor uw organisatie

Bent u verantwoordelijk voor de aankoop van relatiegeschenken in uw organisatie? Bent u nieuw in de wereld van druktechnieken, promotieproducten en relatiegeschenken? Door het hanteren van onderstaande tips maakt u een goede start en voorkomt u dat uw opdracht te laat of niet goed wordt geleverd.

1. Begin op tijd

Relatiegeschenken kunnen vaak zeer snel worden geleverd. Echter beperkt u zichzelf vaak wel in de personalisatiemogelijkheden van een relatiegeschenk. Globaal gezien zijn er drie soorten "levertijden" te onderscheiden:

• Drie maanden of langer: uw zending kan mits het aantal en de levertijd het toelaat direct geimporteerd worden uit het verre oosten. Het product kan dan vaak in uw eigen gewenste kleur worden gefabriceerd. Kosten liggen aanmerkelijk lager als u van deze mogelijkheid gebruikt wilt maken.
• Normale levertijd: meestal koopt u een relatiegeschenk uit voorraad die bedrukt kan worden met uw logo, opdruk of tekst. Levertijden liggen dan tussen de 2 en 4 weken
• Spoedleveringen: soms vanaf 24 uur met een opdruk mogelijk. Vaak rekenen drukkerijen en aanbieders van relatiegeschenken een toeslag. Ook het aantal opdrukkleuren is dan beperkt.

2.  Vraag een sample aan

Een sample bij u relatiegeschenken leverancier aanvragen is met name aan te raden als:

• de omvang van de bestelling aanzienlijk is;
• de afbeeldingen in de catalogus of internetsite nog vragen oproepen;
• de look-and-feel van een product wilt testen;
• het product verder verpakt moet worden of als deze verstuurd gaat worden in een mailing.

Het aanvragen en versturen van samples is vaak niet kosteloos. Echter zal een relatiegeschenken aanbieder meestal een deel van deze kosten crediteren bij het plaatsen van een opdracht. Bovendien bent u ervan verzekerd dat wat u ontvangt van goede kwaliteit is.

3. Let op de opdrukgrootte van een product

Uw relatiegeschenken aanbieder kan u per product vertellen wat de bedrukkingsgrootte is van een promotioneel product. Wat wilt u communiceren met een promotieproduct? Uw logo? Of uw compleet assortiment?

Een productassortiment kunt u niet kwijt op een pen, wellicht wel op een muismat die geheel bedrukt kan worden.

De ervaring leert dat klanten het opdrukformaat in gedachten altijd groter inschatten dan dat in werkelijkheid mogelijk is. Vraag altijd om advies als u twijfelt over de opdrukgrootte van een product.

4. Gebruik de goede opdrukbestanden voor uw relatiegeschenken opdracht.

Veel relatiegeschenken worden door middel van zeefdruk of tampondruk bedrukt. Hiervoor heeft u een EPS bestand of een AI bestand nodig. Het aanleveren van grafische bestanden is belangrijk voor de uiteindelijke kwaliteit van uw opdruk. Levert u bijvoorbeeld een onzuiver JPEG bestand aan, dan kunt u er van op aan dat het eindresultaat net zo wazig zal zijn.

5. Wees duidelijk over uw levertermijn

Heeft u geen specifieke levertermijn voor uw opdracht? Of moet de order kost wat het kost op een bepaald tijdstip zijn afgeleverd? In beide gevallen: geef altijd uw deadline door. Zo weet iedereen in de productieketen wanneer u de goederen verwacht.

• Geef uw deadline direct door bij uw offerte aanvraag of directe bestelling.
• Verifieer uw deadline als u de drukproef goedkeurt.

6. Keur drukproeven op tijd goed.

De meeste relatiegeschenken leveranciers sturen een (digitale) drukproef van uw bedrukkingsopdracht. Laat deze drukproeven niet liggen. Zonder uw reactie ligt een opdracht stil. Dit is met name belangrijk als u een levertijd heeft afgesproken. Keurt u later goed dan in de drukproef was vermeld, dan verschuift uw levertijd.

Laat het probleem dus niet bij u ontstaan en reageer op tijd. Bent u een aantal dagen afwezig, vraag dan altijd een van uw collega's om hierop te letten.

 7. Wees duidelijk over uw leveradres

Hoe  vaak staat een vrachtwagen met goederen bij een verkeerd adres. Het komt vaker voor dan u denkt. Wees bij aanvang van uw order al duidelijk over het leveradres.

Wijzig dit bij voorkeur niet tijdens de opdracht. Uw promotieartikelen aanbieder kan nog zo accuraat werken, hij is niet de enige in de productieketen. Iemand hoeft het maar over het hoofd te zien en uw pallet staat op een verkeerd adres.

Met deze zeven basisregels wordt het regelen van een relatiegeschenk of promotieartikel geen nachtmerrie.